3.1. Взаимодействие с деловыми партнерами
Поведение каждого сотрудника формирует представление деловых партнеров о Компании и влияет на их стремление сотрудничать с ПАО «Татнефть». В процессе делового общения с партнерами сотрудники обязаны придерживаться следующих норм и правил делового поведения:
• корректное и уважительное отношение;
• сдержанность и тактичность в процессе общения;
• отказ от обсуждения одного делового партнера с другим;
• выстраивание честных и равноправных отношений;
• предоставление деловому партнеру только той информации, которая непосредственно касается предмета переговоров;
• предельная пунктуальность в исполнении обязательств и договоренностей;
• открытость при условии сохранения конфиденциальной информации.
3.2. Взаимодействие с коллегами
Взаимодействие в Компании строится на основе взаимного уважения и нацеленности на результат. Для создания и поддержания психологически комфортной рабочей обстановки сотрудники должны соблюдать следующие нормы и правила делового этикета:
• корректное и уважительное отношение к коллегам;
• грамотно выстроенная речь в ситуациях делового общения, без использования жаргонизмов и ненормативной лексики;
• недопустимость грубых, резких выражений;
• обращение к коллегам на «Вы» по имени и отчеству (допустимо обращение на «ты» при обоюдном согласии);
• внимательное отношение к мнению коллег и уважение к их достижениям;
• поддержка и взаимопомощь в коллективе, в том числе в отношении новых сотрудников;
• выстраивание честных и равноправных отношений с коллегами;
• сотрудничество для достижения общих целей;
• предупреждение развития и усугубления межличностных конфликтов при исполнении должностных обязанностей.
3.3. Взаимодействие руководителей с подчиненными
Руководителям рекомендуется соблюдать следующие нормы и правила в отношении подчиненных сотрудников:
• личным примером побуждать подчиненных к приверженности корпоративным ценностям, принципам и нормам корпоративной культуры;
• создавать и поддерживать в коллективе атмосферу доверия, в которой каждый сотрудник знает круг своих обязанностей, открыто высказывается по вопросам профессиональной деятельности и без опасений информирует руководителя о проблемах в случае их возникновения;
• не допускать критики подчиненных в присутствии других сотрудников;
• регулярно предоставлять подчиненным информацию с оценкой их работы;
• обеспечивать неукоснительное соблюдение подчиненными положений настоящего Кодекса, принимать меры по предупреждению нарушений.
3.4. Взаимные приветствия и представления
Сотрудникам рекомендуется соблюдать следующие нормы и правила приветствий и представлений:
• при встрече в коридоре или на открытой территории первым следует здороваться подчиненному;
• входящему в помещение (в том числе руководителю) необходимо первому здороваться с присутствующими;
• при рукопожатии первым руку должен протягивать начальник или вышестоящий сотрудник;
• младшего по должности необходимо представлять старшему по должности;
• представляя друг другу равных по положению людей, первым называть того, кто Вам менее знаком, тому, кого вы знаете лучше;
• если представляющий вас партнер или коллега забыл ваше имя, во избежание неловкой ситуации следует назвать его самому;
• заранее собирать данные о человеке, которого вы должны представить, загодя выяснив, как именно ему хотелось бы быть представленным;
• при первой встрече с новым клиентом или партнером вручать свою визитную карточку.
3.5. Проведение деловых встреч
Деловые встречи (собрания, совещания, переговоры) являются важным инструментом управленческой деятельности Компании. При проведении деловых встреч следует использовать отведенное время с максимальной эффективностью и соблюдать следующие нормы и правила:
• приходить на деловые встречи вовремя;
• соблюдать регламент деловой встречи;
• перед началом деловой встречи отключать мобильный телефон или переводить его в беззвучный режим.
Сторона, выступающая инициатором встречи, определяет ответственного за подготовку, дату, время и место проведения, список участников и схему их оповещения.
3.6. Общение по телефону
В процессе телефонного общения сотрудникам рекомендуется руководствоваться следующими нормами и правилами делового этикета:
• отвечать на телефонный звонок достаточно оперативно;
• звоня деловым партнерам или коллегам, называть свое имя, должность и подразделение;
• в начале телефонного разговора спрашивать, в удобное ли время Вы звоните;
• логично и грамотно строить свою речь;
• заканчивать телефонный разговор, как правило, следует позвонившему;
• не застав на месте нужного человека, поинтересоваться у его коллег, когда удобнее перезвонить, или, представившись, оставить свой номер телефона;
• если звонят вашему коллеге, которого в данный момент нет на рабочем месте, постараться найти его или принять для него сообщение;
• если в процессе разговора произошел обрыв связи, перезвонить следует позвонившему;
• для междугороднего телефонного разговора особенно важны краткость, точность, четкость изложения вопроса, необходимо также учитывать разницу во времени;
• использовать рабочий телефон в личных целях допускается только в исключительных случаях, если это не является злоупотреблением, не мешает выполнению должностных обязанностей и не связано с незаконной деятельностью.
3.7. Использование корпоративной электронной почты
При использовании корпоративной электронной почты сотрудникам необходимо руководствоваться следующими нормами и правилами:
• ежедневно, в рабочие дни, проверять электронные почтовые сообщения по мере поступления уведомлений электронной почтовой системы. Для этого на автоматизированном рабочем месте всегда должно быть включено программное обеспечение клиента корпоративной почтовой системы;
• строить свою письменную речь грамотно и информативно без жаргонных выражений и ненормативной лексики;
• указывать тему сообщения для краткого пояснения его содержания;
• в конце сообщения указывать фамилию, имя, отчество, должность, название подразделения, название компании, номер телефона;
• проверять перед отправкой сообщения имя адресата и правильность указанного адреса;
• направляя адресатам документы или пересылая переписку, указывать, какие действия от них ожидаются (ознакомиться, дать комментарии, заполнить формы и т.п.);
• давать корректное наименование передаваемым файлам;
• своевременно отвечать на сообщения;
• не использовать электронную почту для отправки сообщений, способных нанести вред репутации Компании;
• не использовать корпоративный почтовый адрес для регистрации во внешних информационных системах, а также для подписки на рассылки или иные автоматизированные сервисы электронной почты, если это не отвечает функциям и задачам сотрудника.
Более подробно правила использования корпоративной электронной почты изложены в Регламенте использования корпоративной почтовой системы в ПАО «Татнефть».
3.8. Использование Корпоративной социальной сети
Одним из эффективных инструментов внутренней коммуникации в Компании является Корпоративная социальная сеть (КСС) https://kss.tatneft.ru/. КСС создана с целью вовлечения сотрудников в активное взаимодействие и обмен знаниями при решении актуальных производственных задач, что способствует в целом личностному и профессиональному росту каждого, а также корпоративной сплоченности коллектива.
Пользователем КСС может стать любой сотрудник Компании. При использовании Корпоративной социальной сети сотрудники должны руководствоваться правилами, прописанными в Регламенте функционирования Корпоративной социальной сети ПАО «Татнефть».
3.9. Публичные коммуникации, общение во внешних социальных сетях
Каждый сотрудник Компании при взаимодействии с внешней средой является носителем информации, поэтому нужно помнить, что любая высказанная им как сотрудником
ПАО «Татнефть» точка зрения или распространенная информация соотносится непосредственно с самой Компанией, ее имиджем и влияет на ее репутацию в деловом сообществе.
В связи с этим сотрудникам Компании необходимо соблюдать следующие правила:
• публичные коммуникации (общение от имени Компании со СМИ, инвесторами, партнерами и др.) осуществляются сотрудниками, имеющими на это полномочия;
• об обращении или запросах из государственных органов, иных компаний, СМИ и т.д. в первую очередь необходимо информировать своего непосредственного руководителя, не отвечая на запрос по своей личной инициативе;
• запрещается размещать и обсуждать в общедоступных Интернет-ресурсах, в том числе во внешних социальных сетях, информацию, связанную с деятельностью Компании (новости, управленческие решения, клиентов, партнеров, сотрудников и др.), а также информацию, порочащую ее репутацию;
• запрещается размещать в общедоступных Интернет-ресурсах, в частности, во внешних социальных сетях, фото-, аудио- и видеофайлы с корпоративных мероприятий;
• необходимо максимально уважительно и тактично высказываться о деятельности конкурентов.
Общение в социальных сетях не должно наносить вред имиджу и интересам Компании и ее сотрудникам.
Прежде чем оставлять какую-либо запись в социальной сети, сотрудникам следует подумать, как бы отреагировал на данную запись их непосредственный руководитель. При наличии сомнений в позитивном восприятии, информацию лучше не публиковать.
3.10. Единый корпоративный стиль
В Компании «Татнефть» действует Стандарт единого корпоративного стиля, в котором содержится свод правил по использованию различных элементов фирменного стиля (логотип, знак, цветовая гамма, шрифт и др.). При оформлении представительской, полиграфической, сувенирной, рекламной продукции, выставочных экспозиций, производственных объектов и др. необходимо руководствоваться этим Стандартом.
3.11. Внешний вид сотрудников
Внешний вид каждого сотрудника – одна из составляющих имиджа Компании.
Сотрудники ПАО «Татнефть» должны придерживаться в деловой одежде сдержанного классического стиля.
Одежда сотрудников должна быть аккуратной и опрятной. Обувь должна быть чистой.
Сотрудникам, имеющим корпоративный нагрудный значок, необходимо соблюдать правила его ношения, изложенные в Положении о корпоративном нагрудном значке ПАО «Татнефть».
Рекомендации в отношении делового стиля для женщин
Не допускаются спортивная и джинсовая одежда, одежда без рукавов, из прозрачных тканей, с глубоким декольте, с изобилием блестящих элементов, излишне обтягивающая фигуру.
В выборе обуви рекомендуется придерживаться классических моделей на среднем каблуке.
Волосы должны быть естественных тонов, аккуратно пострижены и уложены.
В макияже необходимо придерживаться чувства меры.
Допускаются украшения классического стиля.
Рекомендации в отношении делового стиля для мужчин
Предпочтительны деловые костюмы классического покроя, классические туфли без броских элементов. Рекомендуется ношение галстука.
Не допускается джинсовая и спортивная одежда.
Требования к спецодежде
Спецодежда и защитные средства сотрудников должны соответствовать принятым в Компании стандартам.
Спецодежда должна быть чистой и аккуратной, подогнанной по фигуре. Менять спецодежду следует в соответствии с нормативами, установленными в Компании.
3.12. Как поступать в этически сложных ситуациях
Оказавшись в сложной ситуации, не предусмотренной действующими нормативными актами и не описанной в настоящем Кодексе, сотруднику, в первую очередь, следует задать себе приведенные ниже вопросы:
1. Соответствует ли данное решение или действие (бездействие) законодательству, Кодексу, иным внутренним регламентам Компании?
2. Обосновано ли данное решение или действие (бездействие) с точки зрения интересов Компании?
3. Уверен ли я, что данное решение или действие (бездействие) не вызовет эффекта, негативно влияющего на репутацию Компании?
4. Понравится ли мне, если об этом напишут в корпоративной газете?
При отрицательном ответе на любой из этих вопросов, а также в случае неуверенности в правильности своего выбора сотрудник может обратиться к своему непосредственному руководителю или к любому из членов комиссии по этике своего предприятия.
3.13. «Горячая линия»
В Компании действует «Горячая линия», по которой сотрудники могут сообщить о хищениях, злоупотреблениях, нарушениях внутренних регламентирующих документов и законодательства.
Подать обращение на «горячую линию» можно по телефону 8-800-100-4-112 или по электронной почте tn@88001004112.ru. При обращении на «горячую линию» сотрудник имеет право остаться анонимным. Вся информация проверяется с соблюдением режима конфиденциальности. Порядок работы с обращениями определен Регламентом функционирования корпоративной системы «Горячая линия».
Сотрудник, добросовестно сообщающий о нарушении, помогает Компании и способствует поддержанию ее высокой репутации.
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Ответственность за соблюдение сотрудниками положений Кодекса на предприятиях Компании возложена на их руководителей.
Ответственность за информирование и консультирование персонала по вопросам соблюдения положений Кодекса, разрешение противоречий этического характера, проведение расследований по фактам нарушения положений Кодекса несут комиссии по этике на предприятиях. Обратиться за консультацией к члену комиссии по этике может любой сотрудник Компании.
Высшей инстанцией при разрешении споров этического характера является Комитет по этике ПАО «Татнефть». Комитет по этике ПАО «Татнефть» определяет позицию Компании по этическим вопросам для последующего разъяснения руководителям предприятий и членам комиссий по этике.
При наличии информации о нарушении положений Кодекса, сотрудник должен обратиться к непосредственному руководителю, к любому из членов комиссии по этике своего предприятия или на «горячую линию».
Лицам, обращающимся с информацией о нарушении норм Кодекса, должна быть гарантирована конфиденциальность.
